Вопрос электронного документооборота в системах внутренних дел в последнее время все чаще поднимается в средствах массовой информации. В рамках данной статьи рассматривается процесс манипулирования электронными документами в системах органов внутренних дел.
Порядок работы с электронными документами утвержден Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 20 июня 2012г. 615 «Об утверждении Порядка ведения архивов в органах внутренних дел Российской Федерации» (далее — Приказ № 615).
Согласно этому приказу, электронные документы должны быть оформлены в соответствии с общими правилами делопроизводства и содержать информацию, необходимую для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением печати и изображения герба государства Российской Федерации.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота.
Приказ МВД России от 4 мая 2012 г. № 404 «О положении о функции тестирования единой автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства» Территориальные органы Министерства внутренних дел Российской Федерации.
ЕАИС «Эдид» — прикладное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации следующих задач в режиме веб-доступа.
1) возможность сканирования входящих почтовых, гражданских и организационных списков, списков бухгалтерской документации и организационных потоков,
2) подтверждение исполнения приказов и решений; и
3) учет и контроль исходящих документов, в том числе ответов гражданам,
4) учет и бухгалтерский мониторинг приказов, инструкций и распоряжений МВД России; и
5) регистрация законодательных и подзаконных актов, издаваемых федеральными органами по вопросам деятельности МВД России,
6) формирование почтового реестра, печать адресов папок,
7) организация автоматического обмена электронными образцами документов между подразделениями центральных аппаратов МВД России и территориальными органами МВД России
организация архива электронных образцов документов,
9) поиск зарегистрированных документов по отдельным элементам (функциям)
10) формирование отчетов в установленном или настраиваемом формате.
Согласно приказу 615, для проверки подлинности электронных документов используются электронные подписи.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи) устанавливает правовые требования к использованию электронной подписи при условии, что электронная подпись юридически равнозначна собственноручной подписи. одной стороны печатного документа. Закон об электронных подписях определяет права и обязанности владельца электронной подписи. Согласно закону об электронных подписях, владелец сертификата подписи (владелец электронной подписи) — это физическое лицо, на имя которого выдан сертификат сертификата подписи и которое владеет связанным с ним ключом, позволяющим создать личную электронную подпись. В электронных документах (подписях электронных документов) используются средства электронной подписи.
Состав электронного документа в системе электронного документооборота определяется порядковым номером. 600 Министерства внутренних дел Российской Федерации от 31 мая 2011 года об утверждении перечня документов, создаваемых в процессе деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, признаков создания, хранения и использования. Выполненные в форме документов на электронном оборудовании» (далее — перечень).
В данном перечне определены документы, содержащие сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну. Ее создание, хранение и использование осуществляется органами вычислительной техники в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, срок хранения документов.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в соответствии с процедурами, предусмотренными в делах, созданных на основе печатных документов.
При формировании номенклатуры дел указывается, что дела хранятся в электронном виде.
Срок хранения документов, указанных в перечне и номенклатуре, одинаков для бланков и электронных документов.
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что утвержден четкий порядок оформления электронных документов. Это позволяет внедрить ЕАИС «Эдид» в деятельность всех подразделений МВД России.
Внедрение системы электронного документооборота в деятельность МВД России улучшает сопровождение документов органов внутренних дел Российской Федерации и повышает уровень информационного обеспечения организационно-распорядительной деятельности его центральных механизмов. Министерство внутренних дел и территория внутренних войск России.