Меморандум о взаимопонимании по совмещению должностей — это официальный документ, с которым сотрудник агентства может обратиться к директору, чтобы выразить просьбу оформить процесс совмещения должностей через HR-службу. Сегодня попробуем разобраться, что такое совмещение и как правильно его составить, ведь меморандум о взаимопонимании необходим.
Важно! Вы можете скачать этот документ в КонсультантПлюс.
Совмещение на работе
Трудовой кодекс РФ регламентирует возможность работы в разных формах. Официальный трудовой договор предполагает выполнение обязанностей в месяц, а деньги вы получаете не реже двух раз в месяц. Здесь все просто, в нижнем регистре и знакомо каждому. Советники также могут работать с покрытием, взаимозаменяемыми методами. Поймите разницу между этими терминами.
Совмещение — это когда человек работает на двух и более должностях одновременно. На практике эта процедура временно оформляется без присутствия одного из коллег в бизнесе. Например, офис-менеджер, принимающий граждан и получающий заказную корреспонденцию, заболел, и компания не может работать без него. Одному из сотрудников предлагают работу. Теоретически это может быть любой человек на любой должности. Он должен сесть за стол хозяина и выполнять основную работу вместе с дополнительной нагрузкой.
Совместная работа подразумевает выполнение обязанностей на другом месте в свободное от работы время. Это может быть внешнее или внутреннее совместительство, но на практике чаще всего встречается первый вариант.
Служебная записка
Меморандум о взаимопонимании — это официальный документ из внутреннего потока организационной документации. Меморандум о покрытии содержит предложение, адресованное директору, относительно списка покрытий. В большинстве случаев инициатива исходит от руководителя отдела, хотя такой документ может составить любой сотрудник. Его представитель временно покинул компанию по собственным причинам (отпуск, больничный).
Вообще, организму не свойственно «перегибать палку» и выходить за свои рамки, но теоретически сотрудник может подать меморандум о взаимопонимании. Так, если он считает, что его коллега не справляется со своими обязанностями, он полагает, что может выполнять свои должностные обязанности, не требуя на это разрешения от себя.
Меморандум может быть использован в качестве ответа работника на предложение работодателя о покрытии. Трудовой кодекс РФ запрещает навязывать работникам дополнительную нагрузку без предварительного согласования. Исполнение этой процедуры вынудит работника нарушить свои права и позволит ему обратиться за защитой к государственным инспекторам труда или в органы общей юрисдикции.
Форма документа
Форма меморандума о взаимопонимании не утверждается на законодательном уровне, но может быть утверждена отдельными компаниями. Органы власти сохраняют возможность самостоятельно разрабатывать и вводить собственные стандарты формирования тех или иных документов. Меморандумы не являются исключением. Подобные решения делают поток деловых документов более слаженным и единообразным и облегчают работу сотрудников. Как бы ни было это важно, представители ряда профессий в своей профессиональной деятельности никогда не сталкивались с проблемой документооборота.
Писать служебные записки можно от руки синим или черным биром или в форме, введенной с помощью компьютерных средств. Оба варианта могут быть использованы на практике.
Рассказываем, как правильно составить служебку
Служебные записки о покрытии должностей в своей структуре формируются из различных блоков. Заголовок, мотивировка просьбы и содействие просьбе об оформлении покрытия, дата заявителя. Попробуем разобраться, как правильно составить каждый из них.
Заголовок располагается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь заявитель меморандума о взаимопонимании должен четко указать, кого он представляет. Для этого укажите ФИО нашего директора, его должность в компании и полное название агентства относительно его организационно-правовой формы. По тексту определяем имя сотрудника ettundas и его должность. Информация о получателе должна быть о соискателе, плавно переходящая в общее снижение.
В соответствии с этим документом мы почтительно обращаемся к менеджеру и начинаем излагать свои пожелания. Речь идет о том, что в отделе по какой-либо причине образовалась вакансия. Это означает, что сотрудник находится в отпуске, на больничном или должность просто вакантна. Если вы сможете это учесть, мы примем вас на временную должность. Вопрос о дополнительном вознаграждении за дублирование решается индивидуально при составлении дополнительного трудового договора. Эта ситуация может быть предметом переговоров между сторонами.
По окончании работы с официальным редактором документ должен быть заверен подписью с расшифровкой (фамилия и инициалы), а также датой создания документа. В таком виде меморандум завершен и готов к передаче на рассмотрение директору. Результат будет сообщен в устной форме.
Скачать документы:
Как составить служебную записку о возложении обязанностей на другого работника?
Как написать служебную записку о возложении обязанностей на другого сотрудника?
Цель служебной записки — проинформировать руководителя о предложении переложить обязанности с одного сотрудника на другого. Как правило, такая записка составляется руководителем структурного подразделения сотрудника. Примеры таких записок можно найти в Пояснительной записке. Возложение обязанностей на другого работника может быть осуществлено, если отсутствующий работник не выполнил трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, но за ним сохраняется рабочее место (например, в период командировки, отпуска или болезни). Замещающий работник временно исполняет обязанности отсутствующего работника. Работодатель может возложить обязанности отсутствующего работника на одного работника или распределить их между несколькими работниками. Трудовой кодекс РФ предусматривает несколько вариантов исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 60. 1, 60. 2, 72, 72. 1, 72. 2, 282 ТК РФ): дублирование, временный перевод, перемещение, совместительство, срочный трудовой договор.
На практике обычный процесс возложения обязанностей на другого сотрудника выглядит следующим образом. Первым шагом является издание меморандума о возложении обязанностей одного сотрудника на другого (например, на коллегу). Свободный меморандум подписывается генеральным директором и передается на рассмотрение руководителю агентства. Следует отметить, что служебная записка о возложении обязанностей на другого сотрудника определяется практикой документооборота в организации, но не является обязательной по закону. Однако на практике служебные записки позволяют обмениваться служебной информацией между работником и работодателем организации и могут решить текущие производственные проблемы. Меморандум о взаимопонимании является документом и в таком виде относится к внутреннему документообороту организации и не имеет официального характера. Цель меморандума — проинформировать вышестоящее руководство о конкретном предложении по замене отсутствующего сотрудника и согласовать действия с конкретным человеком. На начальном этапе обмена в меморандуме о назначении одного лица другим определяется основание для обмена (причина), другой сотрудник, заменяемое лицо (фамилия, имя, отчество, распределение обязанностей по должности. занимаемой должности, наименование отдела или адреса), а также дата, с которой работник подлежит обмену (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, наименование части или адреса), и дата обмена.
Служебная записка о переводе работника на другую должность составляется в произвольной форме на имя генерального директора. Данный вид служебной записки не упоминается в общероссийском распорядительном документе ок 011-93, утвержденном приказом от 30. 12. 1993 N 299 Госстандарта России. Однако, несмотря на отсутствие законодательного требования к проекту документа, в целом данный вид документа должен соблюдаться. Общие требования к оформлению профессиональных (служебных) писем включены в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Государственная модель Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов» (утв. Росстандартом 2012. 2016 N 2004-ст) (разработан Вниидадом). Стандарт определяет состав реквизитов документа, в том числе с использованием информационных технологий — виды бланков, интеграцию реквизитов бланка, расположение реквизитов в документе — состав образцов бланков. — Правила подготовки документов. Правила настоящего стандарта распространяются на документы на бумажных и электронных носителях. Еще одна часть ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 посвящена формам документов (раздел 6). Вместе с тем, в оформлении профессиональных (официальных) реквизитов писем есть свои оттенки: место документа (выдачи) место.
Пример. Образец служебной записки о распределении обязанностей между различными сотрудниками
Генеральному директору ООО «Панацея» Иванову И. О.
Прошу разрешения у главного юрисконсульта Петровой.