Внутренняя инвентаризация документов личного дела: Исчерпывающее руководство

Для правильного управления бумагами, связанными с сотрудниками, необходимо составить точный список всех личных и профессиональных документов. В этот список должны входить такие важные документы, как контракты, оценки и любая переписка, относящаяся к периоду работы сотрудника в компании. Четкая опись необходима как при проведении плановых проверок, так и в таких ситуациях, как увольнение или перевод.

Каждая организация должна убедиться, что личное дело сотрудника состоит из всех документов, которые отражают его работу, поведение и правовое положение в компании. Этот список должен регулярно обновляться и пересматриваться для обеспечения соответствия внутренней политике и требованиям законодательства. В личном деле каждого сотрудника также должна быть опись, в которой фиксируется, какие документы в нем присутствуют, чтобы ничего не упустить в случае аудита или увольнения.

При подготовке досье необходимо определить, какие документы важны для конкретного сотрудника и какая информация должна быть включена с учетом его роли и участия в решении различных вопросов. Последовательный метод составления этих данных будет способствовать плавному переходу и обеспечит ясность в отношении того, что необходимо сделать в случае ухода сотрудника или реорганизации.

Почему необходимо составлять опись документов личного дела

Опись документов личного дела должна быть составлена на каждого сотрудника. Эта опись должна быть подробной и учитывать все материалы, являющиеся частью личного дела. Она необходима для управления стажем сотрудника и обеспечения того, чтобы все важные данные были доступны для использования в случае необходимости. В опись должны быть включены документы, связанные с трудоустройством, личными данными, обучением, оценками и любыми юридическими документами, относящимися к роли сотрудника.

Что должно быть включено в список

В опись должны быть включены копии трудовых договоров, удостоверений личности, аттестаций и дисциплинарных взысканий. Кроме того, в ней должна быть отражена официальная переписка и сертификаты об обучении. Для тех, кто участвует в конкретных проектах компании, все связанные с ними документы должны быть включены в личное дело. После того как сотрудник покидает организацию, необходимо обновить его личное дело, чтобы отразить дату ухода и все оставшиеся документы, связанные с его уходом, например, документы о выходном пособии или пенсии.

Кто должен управлять процессом

За составление и ведение описи должен отвечать отдел кадров или назначенный сотрудник. Ответственный за эту задачу должен следить за тем, чтобы все дела были организованы и хранились надлежащим образом, а доступ к ним был ограничен только уполномоченным персоналом. Этот процесс должен проводиться регулярно, чтобы обеспечить точность и предотвратить потерю важных документов, особенно в целях соблюдения правовых норм и проведения аудита.

Шаги, которые необходимо предпринять для инвентаризации после увольнения сотрудника

После увольнения сотрудника крайне важно оперативно обновить опись всех связанных с ним материалов. Необходимо составить четкую инвентаризационную ведомость, в которой будут перечислены все личные и официальные документы, а также предметы, связанные с обязанностями сотрудника.

1. Изучите список документов

Начните с тщательного изучения документов, за которые отвечал сотрудник, включая, но не ограничиваясь ими:

• конфиденциальные документы
• Соглашения, связанные с работой
• Удостоверения доступа
• записи о коммуникациях

Обязательно проверьте, не содержат ли эти документы конфиденциальную информацию, требующую безопасного обращения. Организуйте их таким образом, чтобы они соответствовали роли и зонам ответственности сотрудника.

2. Соберите все материалы и личные вещи

Убедитесь, что все принадлежащие компании предметы возвращены, включая:

• электронные устройства (ноутбуки, телефоны и т. д.)
• карточки доступа или ключи
• любое имущество компании, принадлежащее сотруднику.

Кроме того, соберите личные документы и вещи с рабочего места сотрудника или его учетных записей в Интернете, которые могли использоваться в рабочих целях.

3. Обновить запись

После сбора всех материалов обновите инвентарную ведомость сотрудника, чтобы отразить все недостающие или возвращенные предметы. Запишите статус каждого документа или предмета и укажите все необходимые последующие действия, например уничтожение конфиденциальной информации или возврат одолженного имущества.

4. Обеспечьте сохранность конфиденциальной информации

Для документов, связанных с чувствительной или конфиденциальной информацией, внедрите безопасную процедуру уничтожения или хранения. Это может включать в себя:

• уничтожение бумажных документов
• безопасное удаление цифровых файлов

5. Ведение учета

Инвентаризация должна обновляться и архивироваться для дальнейшего использования. В описи должно быть четко указано, какие документы были переданы, уничтожены или сохранены для нужд компании. Назначьте ответственное лицо за ведение учета, чтобы не допустить пробелов в отчетности.

Кто должен отвечать за создание документа об инвентаризации

Задача по созданию документа, содержащего перечень документов, связанных с сотрудниками, включая личные дела и другие важные материалы, должна быть возложена на специально назначенное лицо в отделе кадров. Эта обязанность крайне важна для обеспечения надлежащего управления документацией и соблюдения политики компании.

Как правило, ответственность за составление описи возлагается на:

• HR-менеджеры или HR-ассистенты: Именно им следует поручить составление и ведение списка всех необходимых документов, связанных с делами сотрудников.
• Супервайзеры или руководители отделов: В случаях, когда речь идет о документах конкретного сотрудника, относящихся к его отделу, руководитель может оказать помощь, предоставив доступ или подтвердив точность записей, особенно в случаях увольнения.
• Ответственные за соблюдение законодательства: Если в компании есть специальный персонал, обеспечивающий соблюдение правовых норм, они должны проверить, соответствует ли опись документов законодательным и нормативным требованиям.

После ухода сотрудника, будь то отставка или увольнение, HR должен немедленно обновить опись документов. В список должны быть включены все документы, связанные с историей работы сотрудника, его оценками, личной информацией и надлежащим распоряжением его личными делами. При необходимости опись следует сверить с личным делом сотрудника, чтобы убедиться, что никакие документы не пропали и не были обработаны ненадлежащим образом.

Для обеспечения плавного перехода при увольнении HR должен проверить, все ли документы в личном деле учтены, что должно включать запись процесса увольнения. Это включает в себя обновление записей сотрудника с указанием окончательной утилизации любой чувствительной или конфиденциальной информации, а также соблюдение политики компании, связанной с архивированием или утилизацией персональных данных.

Какие личные файлы должны иметь инвентарную опись

Кадровые документы каждого сотрудника, включая контракты, записи о приеме на работу и сведения об увольнении, должны иметь опись. Это поможет обеспечить надлежащее управление и поиск важной информации в случае необходимости. В приведенном ниже списке указано, какие документы требуют инвентарного учета:

Ключевые документы, которые необходимо отслеживать

Как вести учет

Опись этих документов должна быть составлена для каждого сотрудника. Эта запись будет служить справочником для HR или руководства в случае необходимости. Каждый документ должен быть четко обозначен с указанием его типа и даты создания и храниться в надежном, организованном виде. Необходимо регулярно обновлять эту опись после любых изменений, связанных с карьерой сотрудника, включая повышение по службе или увольнение.

Лучшие практики хранения и доступа к описи

Документы должны быть организованы таким образом, чтобы их можно было легко найти и эффективно использовать. Расположение дел каждого сотрудника должно отражать характер документов и требуемый уровень конфиденциальности. После обработки документа он должен быть помещен в соответствующую папку. Каждое дело должно иметь четкий и лаконичный список с подробным описанием содержимого, который обычно называют инвентаризационной описью. Этот список должен быть легко доступен и актуален.

Каждый элемент должен быть распределен по категориям, а конкретный файл должен быть помечен соответствующими метками, помогающими различать различные типы записей. Список документов должен состоять из личной информации, контрактов, трудовых книжек и любых других важных бумаг, каждая из которых должна быть разделена и перечислена в соответствии с типом. При подготовке досье убедитесь, что все включенные в него документы надежно хранятся и систематизированы, обеспечивая быстрый доступ к ним в случае необходимости.

В целях дополнительной безопасности доступ к важным документам должен иметь только уполномоченный персонал. Необходимо пересмотреть опись после увольнения сотрудника, чтобы убедиться в правильности обращения с его делами. Любые обновления или изменения, внесенные в опись, должны быть немедленно зарегистрированы, чтобы избежать пропуска информации. Каждое дело сотрудника должно быть разделено, при этом особое внимание следует уделить тому, должны ли некоторые документы храниться дольше, чем другие, в соответствии с законодательством или правилами хранения, принятыми в конкретной компании.

Окончательная инвентаризация документов должна храниться таким образом, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа. Если документ необходимо уничтожить, это должно быть сделано безопасно, а в инвентаризационную ведомость должны быть внесены соответствующие изменения. Доступ к документам должен быть строго контролируемым, с четким указанием, кто и когда может получить доступ к тому или иному файлу. Убедитесь, что журналы доступа ведутся и регулярно проверяются, чтобы предотвратить несанкционированный доступ и обеспечить подотчетность.

Как поступать с несоответствиями или отсутствующими документами в описи

Если обнаружены несоответствия или отсутствующие документы, необходимо немедленно принять меры по их устранению. Каждая запись должна быть сверена со списком документов, которые должны быть в деле на каждого сотрудника. Это гарантирует, что документы правильно учтены и хранятся в соответствии с требованиями. В первую очередь необходимо просмотреть инвентаризационную ведомость, чтобы выяснить, какие именно записи отсутствуют или неверны.

Следующие шаги

1. Проверьте учетные данные сотрудника: Сверьте недостающие документы с личным делом сотрудника. Это необходимо для того, чтобы убедиться, что все требуемые документы, такие как контракты, дисциплинарные взыскания и сертификаты, действительно необходимы для его личного дела. Сравните текущую запись с оригинальным контрольным списком документов, которые должны присутствовать.

2. Выясните причину отсутствия документа: Если документа нет в описи, проверьте, когда он в последний раз просматривался или обновлялся. Это может быть связано с досье предыдущего сотрудника или с проблемой, возникшей в процессе обработки. Проконсультируйтесь с сотрудниками, ответственными за ведение документации, чтобы выяснить, кто в последний раз имел доступ к досье и какие меры были приняты в это время.

Корректирующие действия

3. Запросите недостающий документ: Если документ никогда не представлялся или был потерян, следует связаться с сотрудником и попросить его предоставить. Для документов, которые являются частью текущей роли сотрудника, можно сделать официальный запрос, напомнив ему о важности заполнения его досье для дальнейшего использования.

4. Зафиксируйте несоответствие: Зафиксируйте каждый случай отсутствия или неправильного документа, отметив шаги, предпринятые для решения проблемы. Это гарантирует наличие надлежащей документации для любого будущего аудита или проверки. Очень важно проследить, что именно пропало, кто был ответственен за отсутствие документа и когда проблема была решена.

5. Последующие действия после решения проблемы: Получив недостающий документ, немедленно обновите личное дело. Убедитесь, что все записи правильно каталогизированы, а опись точна. Периодически просматривайте личное дело, чтобы предотвратить будущие несоответствия.

Отсутствие или неправильное оформление документов может привести к серьезным проблемам, особенно если речь идет об увольнении сотрудника или других деликатных вопросах. Ведение точных записей необходимо для предотвращения юридических или административных осложнений. Проявляйте инициативу и регулярно обновляйте эти записи, чтобы избежать пробелов в документации.