Как тактично объявить выговор сотруднику

Когда приходит время разобраться с ошибкой или проблемой в работе сотрудника, убедитесь, что вы находитесь в правильном месте как физически, так и психологически. Выберите уединенную обстановку, свободную от отвлекающих факторов, где разговор может оставаться сосредоточенным и конфиденциальным. Это задаст тон профессиональному и уважительному обмену мнениями.

Подходите к обсуждению с правильной позой и тоном. Невербальные сигналы так же сильны, как и слова, которые вы произносите. Нейтральная, спокойная позиция и размеренный голос помогут предотвратить перерастание разговора в конфронтацию. Убедитесь, что язык вашего тела соответствует вашему намерению помочь человеку совершенствоваться, а не просто критиковать.

Когда придет время решать проблему, сосредоточьтесь на конкретных действиях или поведении, а не на самом человеке. Формулируйте обратную связь так, чтобы она была четкой, объективной и располагала к действию. Вместо того чтобы использовать обвинительные формулировки, постарайтесь общаться так, чтобы это располагало к совершенствованию. Например, «Я заметил, что вы пропустили дедлайн на прошлой неделе, что повлияло на прогресс команды. Давайте обсудим, как мы можем избежать этого в будущем» — это гораздо продуктивнее, чем неопределенное „Ты всегда все портишь“.

Время играет ключевую роль. Если вы даете обратную связь на эмоциях или когда проблема еще свежа, это может выглядеть как выговор, а не как полезное обсуждение. Подождите, пока у вас обоих не будет времени поразмыслить, а затем подойдите к разговору со спокойной манерой поведения. Это даст и вам, и сотруднику возможность обсудить вопрос рационально.

Выбор подходящего времени и места для разговора

Выберите момент, когда и вы, и собеседник не спешите и не отвлекаетесь. Избегайте решать вопросы в часы загруженности или когда сотрудник находится под давлением. Выбирайте время, когда разговор может быть сфокусирован, а человек может обработать обратную связь без внешних стрессовых факторов. Это гарантирует, что они будут более восприимчивы к сообщению.

Физическая обстановка должна быть приватной, вдали от коллег и возможных помех. Публичная обстановка часто вызывает чувство неловкости или защищённости, что затрудняет эффективное общение. Выберите тихую комнату или офис, где обе стороны могут удобно расположиться и вести беседу без посторонних отвлекающих факторов.

Учитывайте позу как свою, так и собеседника. Сидя на уровне глаз, а не стоя, можно создать более сбалансированную и располагающую к себе динамику. Это уменьшает кажущийся дисбаланс сил и позволяет наладить более конструктивный обмен мнениями.

Время — ключевой момент: выговор сразу после возникновения проблемы — это заманчиво, но лучше подождать, пока ситуация не остынет. Это даст вам обоим время подумать и не позволит эмоциональным реакциям взять верх над разговором. Вовремя проведенная беседа может превратить негативную ситуацию в возможность для развития.

Задайте тон с помощью языка тела

Когда вы обсуждаете с коллегой деликатный вопрос, язык вашего тела играет важную роль в задании правильного тона. То, как вы себя ведете, может помочь создать атмосферу уважения и открытости. Вот ключевые элементы, на которые следует обратить внимание:

• Осанка: стойте прямо, но расслабленно. Избегайте сутулости, которая может быть истолкована как незаинтересованность или отсутствие уверенности. Нейтральная поза говорит о том, что вы подходите к собеседнику, но при этом серьезно настроены на разговор.
• Зрительный контакт: поддержание устойчивого, но не напряженного зрительного контакта передает внимательность и искренность. Это показывает, что вы вовлечены в разговор и вам небезразлично, что говорит собеседник.
• Выражение лица: Сохраняйте нейтральное и спокойное выражение. Легкая, понимающая улыбка может смягчить сообщение, но избегайте демонстрации разочарования или гнева. Ваше выражение лица должно соответствовать тому сообщению, которое вы передаете.
• Жесты : Используйте жесты руками, чтобы подчеркнуть ключевые моменты. Чрезмерное использование жестов может сделать разговор менее целенаправленным. Движения должны быть целенаправленными и контролируемыми.
• Дистанция: Соблюдайте необходимую физическую дистанцию. Стоя слишком близко, собеседник может почувствовать себя загнанным в угол, а стоя слишком далеко — отстраненным. Стремитесь к комфортному, уважительному пространству, в котором нет ощущения конфронтации.
• Время: Делайте паузы во время разговора. Важно дать собеседнику время на обдумывание ваших слов, что покажет, что вы уважаете его мысли и не торопите его.

Язык вашего тела может подкрепить ваше сообщение, помогая снять напряжение и установить взаимопонимание. Спокойный и открытый подход к разговору поможет вам эффективнее справиться с ситуацией.

Составление конструктивного и уважительного сообщения

Когда руководитель сталкивается с проблемой, связанной с работой или поведением сотрудника, очень важно подойти к разговору с точностью и осторожностью. Выберите подходящую обстановку — приватную и свободную от отвлекающих факторов, — чтобы обсуждение оставалось целенаправленным. Это позволит человеку почувствовать уважение и избежать неловкости. Публичные выговоры могут испортить моральный дух и подорвать доверие.

Выбор правильного тона и слов

Способ передачи информации играет важную роль в поддержании позитивных отношений. Избегайте использования резких или обвинительных выражений. Вместо того чтобы подчеркивать, что именно пошло не так, постройте разговор на поиске решений и улучшении результатов. Используйте нейтральные, не обвиняющие слова, чтобы сосредоточиться на поведении, а не на человеке. Например, вместо того чтобы сказать: «У тебя всегда ничего не получается», попробуйте сказать: «Я заметил некоторые проблемы с этим заданием, и я хотел бы, чтобы мы вместе обсудили, как их решить». Такая формулировка поможет человеку почувствовать поддержку, а не нападки.

Время и подход

Убедитесь, что разговор происходит в то время, которое позволяет спокойно и сосредоточенно обмениваться мнениями. Если эмоции зашкаливают, часто лучше подождать более подходящего момента. Поспешное начало разговора может привести к недопониманию или непродуктивным ответам. Дайте понять, что цель разговора — решить проблему, а не наказать. Поощряйте человека поделиться своей точкой зрения и активно слушайте, чтобы понять все глубинные причины сложившейся ситуации. Такой двусторонний диалог способствует сотрудничеству и демонстрирует уважение к их вкладу.

Использование правильных слов: Язык, побуждающий к совершенствованию

Выбор правильных слов может существенно повлиять на то, как будет воспринято сообщение. Когда речь идет о действиях человека, используемые слова должны направлять его к решению проблемы, не вызывая чувства порицания. Этого можно добиться с помощью позитивных и конструктивных формулировок, которые направлены на изменение, а не на обвинение.

Сосредоточьтесь на конкретике, а не на характере

Избегайте общих высказываний, которые сосредоточены на характере человека. Вместо того чтобы сказать: «Ты всегда опаздываешь», скажите: «На этой неделе ты опоздал три раза, что влияет на способность команды укладываться в сроки». Это переключит внимание с личности человека на его проблему, что облегчит ему принятие ответственности и принятие мер по исправлению ситуации.

Используйте язык сотрудничества

Позиционируйте разговор как партнерство. Используйте слова, побуждающие к сотрудничеству, например «Давайте поработаем» или «Мы можем сделать это лучше». Такой тон предполагает, что проблема не является исключительно виной человека, а представляет собой задачу, которую обе стороны могут решить вместе.

• Вместо «Ты должен сделать это» скажите «Давай обсудим, как мы можем это улучшить».
• Вместо «Это неправильно» скажите «Вот как мы можем сделать это лучше».
• Вместо «Ты всегда делаешь ошибки» скажите «Нам нужно найти способ избежать этих ошибок в будущем».

Сохраняйте уважительную дистанцию

При решении проблем старайтесь не переводить человека в оборонительное положение. Язык должен говорить о том, что у него есть возможности для совершенствования, а не подразумевать его неспособность. Такие фразы, как «Я знаю, что это не ваш обычный уровень работы» или «Вы продемонстрировали способность работать лучше», поддерживают уважительный тон и укрепляют уверенность в том, что у человека есть потенциал для совершенствования.

Позитивно оценивайте обратную связь

Даже обращаясь к областям, требующим улучшения, подчеркивайте, что можно сделать дальше. Вместо того чтобы слишком сильно фокусироваться на прошлых ошибках, подчеркните, что они могут сделать в будущем. Например, «В следующий раз давайте сосредоточимся на…» вместо «В прошлый раз вам не удалось сделать это». Это поможет человеку почувствовать мотивацию и поддержку в осуществлении изменений.

Соблюдение приватности и конфиденциальности во время обсуждения

Чтобы обеспечить продуктивную беседу, сохраняйте конфиденциальность, выбирая тихую и уединенную обстановку. Это позволит избежать отвлекающих факторов и даст обеим сторонам возможность свободно выражать свои мысли, не опасаясь быть подслушанными. Правильно выбранное место не только делает диалог более комфортным, но и подчеркивает важность рассматриваемого вопроса.

Расположите себя и собеседника нейтрально. Избегайте сидеть на более высоком уровне, чем собеседник, так как это может создать ощущение дисбаланса сил. Сбалансированная поза помогает поддерживать уважительный тон и способствует открытости. Следите за языком тела и интонацией на протяжении всего разговора.

Выбор правильного языка

Используйте четкие, но спокойные формулировки, воздерживаясь от слишком резких или обвинительных слов. Цель — не возложить вину, а выявить проблемы и найти пути их решения. Обращайтесь к поведению, а не к человеку, и избегайте обобщений или личных суждений. Это поможет сохранить конструктивную атмосферу.

Сроки и обстановка

Запланируйте разговор на то время, когда собеседник не перегружен работой или стрессом. Торопливые разговоры могут привести к недопониманию и неспособности сосредоточиться. Выберите время, когда обе стороны смогут сосредоточиться на вопросе, не прерываясь и не отвлекаясь на посторонние вещи.

Как следить за развитием событий после выговора

Установите конкретные, измеримые ожидания для человека. Наметьте четкие цели и согласуйте разумные сроки улучшения ситуации. Отслеживайте эти этапы, чтобы эффективно оценивать прогресс. Регулярные встречи дают возможность тактично вернуться к вопросу и при необходимости предложить рекомендации. Во время таких встреч сохраняйте нейтральную позу и тон, избегая любых конфронтационных высказываний.

Внимательно отнеситесь к ситуации и дайте человеку возможность объяснить все трудности, с которыми он сталкивается. По возможности отмечайте улучшения, но также обращайте внимание на те области, над которыми еще нужно поработать. Этот постоянный диалог должен быть направлен на развитие, а не просто на выполнение требований. Следите за тем, как вы подбираете слова — пусть разговор будет сосредоточен на решениях, а не на прошлых ошибках.

Регулярный контроль — ключевой момент. Наблюдайте за работой сотрудника и его поведением в течение определенного времени, чтобы убедиться, что он идет по пути достижения согласованных целей. Если сотрудник сталкивается с трудностями, вмешайтесь и дайте ему конструктивную обратную связь, а не критикуйте. Дайте им инструменты или ресурсы, необходимые для достижения успеха, и будьте последовательны в своих последующих действиях.

Наконец, признавайте прогресс, пусть даже небольшой. Положительное подкрепление может стать эффективным мотиватором для дальнейшего совершенствования. Убедитесь, что вы создали пространство, в котором человек чувствует поддержку в процессе, без страха дальнейшего наказания. Отслеживание пройденного пути и своевременная обратная связь будут способствовать долгосрочному успеху и росту.